Was ist eine Mahnung?

Unternehmen sind darauf angewiesen, dass Rechnungen schnellstmöglich bezahlt werden – kleinere sogar mehr als größere. Haben kleine Unternehmen, wie beispielsweise Handwerksbetriebe, Ausfälle durch nicht gezahlte Rechnungen, kann das schwerwiegende Folgen haben – bis hin zur Entlassung von Mitarbeitenden oder gar Schließung des Unternehmens.

Um das zu verhindern, versuchen Unternehmen erst einmal selbst auf dem direkten Weg ihre Kunden durch eine Mahnung oder Erinnerung zur schnellen Bezahlung zu aktivieren.

 

Inhalt: Das Wichtigste im Überblick:
Was ist eine kaufmännische Mahnung? Eine kaufmännische Mahnung wird von dem „Kaufmann“ verschickt, wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist.
Zweck der Mahnung Eine Mahnung kann den Zweck verfolgen, den Zahlungspflichtigen in Verzug zu setzen – das ist aber nicht immer notwendig.
Inkasso ohne Mahnung Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann sogar direkt ein Inkassounternehmen beauftragt werden.

 

Was ist eine kaufmännische Mahnung: Definition / Bedeutung

Die in der Rechnung gesetzte Zahlungsfrist ist bereits abgelaufen, der offene Betrag aber noch nicht bezahlt – dann startet der Mahnlauf. Dieser kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Weder für die Anzahl der Mahnungen noch für die Formulierung gibt es eine vorgeschriebene Form.

Unter einer Mahnung versteht man eine bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen. Grundlage ist immer eine bereits fällige Forderung, zum Beispiel aus einer gestellten Rechnung, bei der die Zahlungsfrist schon abgelaufen ist oder eine wiederkehrende Leistung, die zum festgelegten Termin nicht bezahlt wurde. Ist hier der gesetzte Zahlungstermin abgelaufen, befindet sich der Zahlungspflichtige in Verzug – auch ohne Mahnung!

Bei einer außergerichtlichen Mahnung durch den Gläubiger selbst spricht man auch oft von einer „kaufmännischen Mahnung“.  
 

Zweck der Mahnung: Ziel / Zielsetzung

Verlegt, vergessen oder übersehen - das kann jedem mal passieren. Aus diesem Grund erinnern Unternehmen ihre Kunden mit einer Mahnung an die noch offene Rechnung, bevor sie weitere Schritte einleiten.

Für viele Firmen ist das Versenden von Zahlungserinnerungen ein wichtiger Teil im Kundenservice für eine weiterhin gute Kundenbeziehung. Von der Unternehmerseite betrachtet ist dieser Schritt aber auch enorm wichtig, um schnellstmöglich Außenstände zu minimieren. Jede Zahlungsverzögerung kann immense Folgen für das Unternehmen bedeuten.  

Eine Mahnung setzt den Zahlungspflichtigen in Verzug, wenn die Rechnungen oder Verträge im Vorfeld nicht bereits so aufgesetzt wurden, dass auch bei Nichtzahlung der Verzug ohne Mahnung eintritt. Die Ausnahmefälle sind gesetzlich geregelt.

Mahnung und Verzug

Der Verzug kann unter anderem ohne Mahnung eintreten, wenn die in § 286 BGB geregelten Voraussetzungen erfüllt sind: 

  • Festgelegtes oder errechenbares Datum: Ist ein bestimmter Zahlungstermin oder eine konkret errechenbare Zahlungsfrist vertraglich vereinbart, ist keine Mahnung erforderlich.
  • Automatischer Verzug: Der Verzug tritt automatisch spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung ein, wenn der Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt und der Kunden als Verbraucher gezielt darauf hingewiesen wurde. Es ist allerdings unwirksam, den Verzicht auf eine Mahnung durch Allgemeine Geschäftsbedingungen zu regeln.
  • Zahlung verweigert: Wenn der Verbraucher die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert, ist eine Mahnung nicht erforderlich. Es muss sich aus der Erklärung ergeben, dass die Verweigerung das definitiv letzte Wort ist.
  • Selbstmahnung: Wenn der Schuldner der Forderung die Zahlung verbindlich zusagt, sich dann aber nicht an die Absprache hält, spricht man von Selbstmahnung. Gleiches gilt, wenn die Leistung ausdrücklich angekündigt wurde – wie beispielsweise bei einem gescheitertem Lastschrifteinzug.

Mahnstufen

Es gibt keine Vorschrift oder gesetzliche Pflicht wieviel Mahnungen versendet werden müssen, bevor ein Unternehmen die Angelegenheit an einen Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen abgeben darf. 

Um ihren Kunden die Unannehmlichkeit zu ersparen, versuchen es viele Firmen erst einmal selbst, ihre Außenstände wieder in den Griff zu bekommen.

 

Zahlungserinnerung

Wie der Name sagt, soll der Kunde hiermit an die fällige Zahlung erinnert werden. Das Unternehmen geht davon aus, dass lediglich vergessen wurde, die Rechnung zu zahlen.

Erste Mahnung

Wenn trotz erbrachter Leistung die Rechnung für eine Ware oder einen Service nicht bezahlt wird, startet der Mahnlauf mit der 1. Mahnung.

Zweite Mahnung

Gesetzlich gibt es keine Vorschrift, wieviel Mahnungen zu verschicken sind. Jedes Unternehmen entscheidet selbst. Eine 2. Mahnung hat für den Kunden den Vorteil eines weiteren Zahlungsaufschubes.

Letzte Mahnung

Die letzte Mahnung ist die „letzte Gelegenheit“, reinen Tisch zu machen, bevor weitere Schritte eingeleitet werden – die dann meist noch richtig Geld kosten. Diese Frist sollte man also nicht verstreichen lassen.

 

Irrglaube erste, zweite, dritte, Mahnung

Es ist ein verbreiteter Irrtum, dass ein säumiger Schuldner drei Mal zur Zahlung aufgefordert werden muss, bevor der Gläubiger weitere Schritte unternehmen darf.  

Inkasso ohne Mahnung

Wenn – wie zum Beispiel in Mietverträgen – ein Kalenderdatum für die Zahlung vereinbart wurde, ist es nicht nötig, den Zahlungspflichtigen nochmal anzumahnen. 

Wenn der Verzug nach den gesetzlichen Voraussetzungen gemäß §§ 280, 286 BGB eintritt, kann sogar direkt nach Ablauf des Zahlungstermins ein Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen beauftragt oder sogar ein gerichtliches Verfahren eingeleitet werden.

Versand der Mahnung

Eine Mahnung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Wie gemahnt wird, hängt meist davon ab, wie die generelle Kommunikation zwischen den Vertragspartnern geführt wird - in der Regel aber schriftlich per Brief oder per E-Mail. 

Wenn man sich üblicherweise per E-Mail austauscht, lohnt es sich, im E-Mail-Postfach immer mal wieder den Blick in den SPAM-Ordner zu werfen. Es kann schon mal vorkommen, dass aus verschiedenen Gründen eine solche Mail als SPAM aussortiert wird.

Formulierung

Eine bestimmte Form der Mahnung ist nicht vorgeschrieben. Die Mahnung kann auch mündlich erfolgen. Die Worte „Mahnung“ oder die Ankündigung bestimmter Folgen sind nicht erforderlich. 
     
Hilfreich für den Empfänger sind Inhalte wie:

  • Name, Anschrift des Gläubigers und des Schuldners
  • Datum und Fälligkeit der Rechnung
  • Rechnungs- und Lieferscheinnummer
  • Höhe der ausstehenden Zahlung
  • Verzugszinsen und entstandene Mahnkosten

Mahngebühren / Mahnkosten

Wie hoch dürfen Mahnkosten sein?
Schon ab der 1. Mahnung dürfen Verzugskosten in Rechnung gestellt werden. Eine klare gesetzliche Regelung über die Höhe gibt es aber nicht: Üblich sind Mahnkosten von 1,95 Euro bis zu 5 Euro pro Mahnung. Zusätzlich darf der Gläubiger auch Verzugszinsen berechnen.  – die Höhe des Basiszinssatzes wird von der Bundesbank immer zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres festgelegt.

 

Verzugszinsen

Die Höhe des Basiszinssatzes wird von der Bundesbank immer zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres festgelegt.

Mahnkosten

Mit jeder Mahnung darf der Gläubiger Verzugskosten in Rechnung stellen.

 

Verzugsschaden

Der Tag, an dem ein Schuldner in Verzug gerät, ist wichtig für die Berechnung der Kosten. Alle Kosten, die dem Gläubiger ab diesem Zeitpunkt entstehen, muss der Schuldner erstatten. Dem Gläubiger entsteht durch das Ausbleiben der Zahlung und den dadurch notwendigen Mahnprozess ein unnötiger Mehraufwand. Die dabei anfallenden Kosten bezeichnet man als Verzugsschaden.

Folgen

Theoretisch könnte man sofort nach Eintritt des Verzugs das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Es handelt sich um ein einfaches, verkürztes gerichtliches Verfahren, mit dem ein kostspieliger Zivilprozess umgangen werden kann. Das gerichtlichen Mahnverfahren läuft im Grunde komplett über den schriftlichen Weg, ohne dass ein persönliches Erscheinen vor Gericht nötig ist. Im ersten Schritt stellt der Gläubiger einen schriftlichen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Hierfür gibt es Vordrucke im Schreibwarenhandel oder im Internet.

Verjährung

Offene Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren. Die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist – also ist Stichtag der 31. Dezember.

Wird die Forderung durch ein gerichtliches Mahnverfahren oder Klageverfahren rechtskräftig tituliert, beträgt die Verjährungsfrist 30 Jahre. 

Gesetze, Vorschriften, rechtliche Grundlagen

§ 286 I, 2 BGB - Mahnung
§§ 280 I, II, 286 BGB - Verzugsschaden
§ 288 BGB - Verzugszinsen
§ 214 I BGB - Verjährung